Delphin Bateko
10 Novembre 2009
Kinshasa — La complexité des transactions financières commandent aux banques le perfectionnement de leur mode de fonctionnement pour se prémunir des surprises désagréables. La bonne tenue des archives peut bien les aider à atteindre cet objectif par une meilleure sécurisation de leurs opérations.
Le service d'archives, de par sa mission, s'occupe de la gestion des documents ou informations produits par l'administration de l'entreprise. Ce service vient en aide aux responsables dans la prise de décision. Dans le secteur bancaire, les archives sont le gardien officiel des documents de la banque ayant valeur de témoignage. Elles sont une affaire d'argent pour la banque.
Les archives préservent la mémoire de l'institution en acquérant, conservant et rendant accessibles les documents qui décrivent le mieux les origines, les politiques, les intérêts, l'évolution, les fonctions et les activités de la banque et dont la valeur se maintiendra avec le temps.
LES ARCHIVES GENERENT DES RECETTES
Elles présentent une utilité pratique pour l'entreprise. Elles sont un facteur essentiel de bonne gestion et de continuité de l'action. Elles constituent aussi l'information interne et la mémoire de l'entreprise. Elles sont la réserve d'information et la référence vers laquelle l'entreprise puise pour préparer ses décisions ou défendre ses droits. La banque peut faire des affaires déjà avec ses archives par des expositions d'anciennes monnaies que la banque a conservées au service des archives, précisément au sous-service de numismatique. La consultation de ses archives par chercheurs est aussi une autre source génératrice de recettes. La banque peut recourir à ses archives pour rédiger ses rapports annuels. Et ces derniers sont souvent commercialisés.
La gestion des archives bancaires pose toujours problème, car les données bancaires ne sont pas mises sur la place publique aussi facilement comme on le ferait pour les archives d'autres institutions. Cette restriction d'accès est plus accentuée aux documents des clients. Raison pour laquelle, il est recommandé d'engager un archiviste de formation pour cette tâche.
Les archives dans une banque ont le même parcours de vie que celles d'autres institutions. Cependant, un autre problème crucial se pose dans la gestion des archives bancaires, c'est la période de communicabilité des informations contenues dans le fonds archivistique. Pour pallier cette situation, il est souhaitable que le préposé de ce service discute dès le départ avec les décideurs afin d'éviter la divulgation des documents top secrets de la banque. L'Association contre les abus des banques européennes (ACABE) dans son site web souligne qu'il existe trois types d'archives bancaires, à savoir :
Les archives bancaires comptables caractérisées par une date comptable unique comme sur les chèques, remises de chèques par exemple qui représentent à peu près 60 % du volume global des archives bancaires ; les archives bancaires des services c'est-à-dire l'ensemble des documents générés par les services bancaires ; Les dossiers de prêts ou de crédits qui représentent 30 % des archives bancaires.
LA BONNE GESTION PRESERVE LES INTERETS DE LA BANQUE
Il convient de souligner que dans la gestion des archives de la banque, l'archiviste doit, dès le premier contact avec le fonds archivistique, séparer les documents essentiels et confidentiels des d'autres documents. Et c'est après la maîtrise de fonds archivistique qu'il propose un modèle de calendrier de conservation et d'élimination de documents (CCE), cela pour libérer l'espace à certaines directions de la banque. Il faut ajouter aussi que la numérisation du fonds archivistique libérer aussi l'espace voire même donne la rapidité l'accès d'un document.
En outre, si l'archiviste de la banque est engagé comme archiviste- documentaliste ou gestionnaire de connaissances. Sa mission est double. Comme archiviste-documentaliste, il collecte, conserve, exploite et communique aux ayants droit les ressources documentaires de toute origine (interne ou externe) utiles à l'entreprise. Il définit et fait appliquer les règles de conservation de ces documents par les différents services. L'élaboration de certains produits documentaires sont obligatoires sans oublier la mise en place des instruments de recherche.
Comme gestionnaire de connaissances, l'archiviste contribue à la cohérence de différentes modalités d'accès et de transfert de savoir et savoir-faire ; il veille à la capitalisation des connaissances acquises ou développées par l'entreprise. Il participe à la gestion des dispositifs qui facilitent la mobilisation de celle- ci par le personnel.
Il convient de rappeler que le souci d'organiser la mémoire collective date de longtemps comme le souligne Bob Bobutaka, chef de travaux à l'Unikin, l'Iss-Kin et consultant au Programme des Nations unies pour le développement (Pnud). Il dit : « C'est en 1948 que la commission Hoover aux Etats-Unis avait sorti le concept de trois âges une invention de Schellenberg. Cette invention a permis aux Américains de définir le cycle d'existence pour les grandes accumulations des documents créées par les bureaucraties modernes qui faisaient partie du processus de planification de moments précis pour leur évaluation ; réduire la masse des documents périmés par leur destruction en temps utile devenait la principale justification économique de la gestion de documents. C'est en 1961 que le français Yves Pérotin va aborder dans le même sens que les américains Schellenberg de la commission Hoovers en proposant les termes « archives courantes », « archives intermédiaires » et « archives archivées».
Et il exhorte les archivistes à intéresser au contexte de production des documents avant leur versement aux archives pour mieux en contrôler l'évaluation. Il convient de rappeler que en RDC la plupart des banques ou des microcrédits n'ont pas de service d'archives pour la gestion de leurs documents administratifs.
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