A la faveur du deuxième atelier national sur l'amélioration de l'environnement de contrôle au Bénin, organisé par l'Inspection Générale de l'Etat (IGE), il y a quelques jours, une communication a été présentée sur les conditions d'une bonne gouvernance dans les entreprises et services publics au Bénin. La communication énumère une douzaine de règles dont l'observation permet de prévenir la fraude.

Les contre performances relevées dans la gestion des entreprises et services publics sont l'une des causes des difficultés de l'économie béninoise. L'amélioration de la gouvernance des entreprises et services publics constitue donc un enjeu majeur pour l'économie béninoise, d'autant plus que ces entités emploient une grande partie des forces vives et gèrent d'importantes activités.

Selon les spécialistes, l'existence d'un manuel de procédures dans une entreprise est « le premier signe extérieur d'une gestion saine et efficace ainsi que d'une bonne gouvernance. » Il en est ainsi parce que le manuel des procédures est un recueil qui décrit de manière détaillée la nature et le contenu des tâches qui doivent être exécutées pour chaque opération de gestion commerciale, financière et comptable d'une société.

L'Article 16 de l'Acte Uniforme de OHADA relatif au droit comptable en fait d'ailleurs une obligation : « Pour maintenir la continuité dans le temps de l'accès à l'information, toute entreprise établit une documentation décrivant les procédures et l'organisation comptables ». Pourtant, des structures étatiques sans manuel de procédures, il en existe encore à ce jour. Dans certains cas, c'est plutôt leurs mises à jour régulières qui ne sont pas assurées. Ce qui ne contribue pas forcément à prévenir les risques de fraudes dans un contexte où la bonne gouvernance des entreprises publiques est plus que jamais d'actualité.

Mieux vaut prévenir que de guérir !

Présentée par « Fudiciaire d'Afrique », la communication portant sur les conditions d'une bonne gouvernance dans les entreprises et services publics a démontré que les entités victimes de fraude sont majoritairement celles qui ne se protègent pas contre la fraude. A ce titre, commencer par apprécier la qualité du dispositif de prévention de l'entité contre la fraude serait un début. Et en la matière, la première règle d'or préventive de la fraude est de se demander s'il existe un organigramme des responsabilités au sein de la structure. Car une unité dans laquelle on ne sait pas «qui est responsable de quoi» s'expose à la confusion qui est un terrain fertile à la fraude, selon les communicateurs. Il faut se demander aussi par ailleurs, s'il existe un tableau des autorisations au sein de l'entreprise.

Etant donné qu'« il est plus difficile de frauder dans un monde où on sait « qui a le pouvoir d'autoriser quoi ». Une séparation des tâches (non cumul des fonctions) et une bonne gestion des habilitations d'accès aux fichiers permettent également de réduire les risques de fraude. Outils standards de sécurité informatique (identifiants, mots de passe, postes personnels éteints après usage et régulièrement mis à jour), transparence suffisante des opérations, contrôle systématique des entrées sur les fichiers informatiques sensibles et une supervision hiérarchique formelle sont aussi quelques règles d'or à observer pour un environnement exempt de fraude.

Pour ce qui concerne la supervision hiérarchique, les communicateurs ont tôt fait d'indiquer que « Superviser, ce n'est pas "jeter un oeil", mais identifier les points à superviser et de fixer une périodicité de supervision tout en laissant une trace de supervision ». La sensibilisation du personnel au trafic d'influence et au conflit d'intérêt et enfin une rotation suffisante des personnels des postes sensibles sont aussi indispensables pour prévenir les fraudes dans une structure. L'importance de cette dernière règle a été soulignée. Et pour cause! « Tout responsable hiérarchique de postes sensibles se met en position de risque de "contamination" de ses adjoints qui resteraient plus de 3, 4 ans dans un même poste »