Les Archives nationales, situées dans la zone industrielle de Coromandel, conservent tout un pan de la mémoire écrite du pays. Si le lieu physique des Archives nationales est depuis longtemps décrié, car considéré comme inapproprié, cette fois, c'est leur hébergement virtuel qui pose problème. Le rapport de l'Audit pour l'année financière 2021-2022 braque les projecteurs sur les travers d'un processus de numérisation des documents entamé depuis 2009, ce qui fait 14 longues années. Malgré cette décennie passée, les documents d'archives ne sont toujours pas accessibles en ligne.

Fiasco de la numérisation

Le processus de numérisation des Archives nationales a été entamé en juin 2009. Le projet : concevoir un portail, The Electronic Archives System (EAS), pour préserver les documents d'archives et les gérer. Ce système devait donner accès aux documents en ligne, y compris aux archives partiellement endommagées qui sont aujourd'hui inaccessibles dans leur format initial.

Le rapport indique que le contrat pour mettre en place l'EAS est donné à la société «A» le 26 juin 2009. Valeur du contrat: Rs 17,9 millions.

Une première phase de la numérisation - scanner, indexer et télécharger 526 447 pages - s'achève il y a dix ans, en mars 2013. Les documents sont en ligne en juin 2013.

La même année, démarre la mise en place du Document Management System (DMS) et la numérisation de 1,5 million de pages portant sur l'immigration indienne. Le contrat pour le DMS est alloué cinq ans plus tard, le 11 septembre 2018, à la société «B». Valeur du contrat: Rs 10,6 millions. Le projet est réalisé en trois mois. Il comprend le stockage des documents numérisés dans une base de données centralisée. Ainsi qu'une application en ligne pour un accès payant aux archives.

Sauf qu'en novembre 2018, le DMS ne peut être mis en ligne à cause d'un problème de migration des documents d'archives numérisés. Le problème, souligne le rapport de l'Audit, est financier. La société «B» censée implémenter le DMS a eu recours à un partenaire étranger. Lequel partenaire étranger a soumis un devis de 12 000 euros (environ Rs 600 000) pour fournir un système de migration des données. Migration qui n'a pas été faite parce que le partenaire étranger n'a pas accepté les modalités de paiement, c'est-à-dire 50 % d'avance et soumission d'une garantie bancaire ou d'une lettre de crédit.

Autre macadam dans la mise en ligne des archives : la société «B» qui a eu le contrat du DMS a aussi eu celui d'extraire les documents déjà scannés. Un contrat alloué le 16 août 2019, pour un montant de Rs 494 500. Le contrat de la migration des données a été alloué 11 mois après celui du DMS. Ce processus de migration des données est complété le 11 septembre 2019.

Malgré tout cela, le contrat ne prévoit ni un accès pour les utilisateurs non abonnés, ni une interface web. Résultat, ces modules additionnels sont mis en place en mai et en août 2020. Coût additionnel : Rs 326 400.

Encore une fois, le système ne peut pas être accessible en ligne parce que les «Subscription and Printing Fees», c'est-à-dire les modalités d'abonnement et de paiement ne sont pas encore finalisées. Comment est-ce possible ? Réponse du ministère des Arts et du patrimoine culturel : il s'agit d'une «omission».

La promulgation des National Archives (Access to Public and Destruction of Public Records) (Amendment) Regulations a été approuvée le 27 mai 2022. Mais à novembre 2022, ces règlements n'avaient pas encore été promulgués. Le développeur a été chargé de préparer le logiciel approprié.

Cacophonie technique

Où en est la phase 2 et 3 de la numérisation des documents d'archives ? Cela représente 1,5 million de pages. Le rapport de l'Audit indique qu'un appel d'offres début 2020 a été annulé faute de soumissionnaires. Deux ans après cette annulation, de nouvelles spécifications techniques n'avaient pas encore été finalisées.

Depuis novembre 2019, le Government Online Centre (GOC) a signalé qu'il n'a pas d'espace de stockage adéquat pour cette plateforme d'accès aux documents d'archives. En recommandant un appel d'offres séparé pour ce projet. Mais l'espace de stockage n'a pas été pris en compte avant que l'appel d'offres ne soit lancé.

Le rapport de l'Audit indique que l'appel d'offres pour numériser, indexer et télécharger 500 000 pages de documents historiques a été lancé le 25 janvier 2023.

Ni fire certificate ni contrat de location

Pour scanner les documents, il fallait revoir le câblage électrique et installer l'air conditionné dans un bureau aux Archives nationales. Cela n'a pas été fait à cause du projet de délocalisation des Archives nationales. Ce qui nous ramène au vieux projet de Culture House, dont le premier coup de pioche n'a pas encore été donné. Il s'agit d'un projet regroupant les Archives nationales et la Bibliothèque Nationale sous un même toit. Un projet qui doit bénéficier d'une ligne de crédit indienne (la même qui a financé la construction de la nouvelle Cour suprême).

En attendant, le bâtiment des Archives nationales n'a ni fire certificate ni contrat de location. Rs 4,7 millions ont été déboursées en 2021-2022 pour la location de trois bureaux pour les Archives nationales parce que le nouveau bâtiment qui doit les abriter ne s'est pas encore matérialisé. Le contrat de location n'a pu être renouvelé faute de fire certificate.