L'un des moyens par lesquels le Programme commun des Nations unies sur le VIH et le sida (ONUSIDA) fournit une assistance technique aux ripostes nationales au VIH est son Mécanisme d'appui technique (TSM-ONUSIDA). Ce mécanisme aide les bureaux pays de l'ONUSIDA et leurs clients, les pays et les bénéficiaires eux-mêmes, à élaborer et à mettre en oeuvre des programmes nationaux de lutte contre le VIH.

Outre l'appui à de nombreux aspects de la programmation de la lutte contre le VIH, une part importante de cet appui est fournie sous la forme d'une aide à l'élaboration des demandes de financement. Les pays qui préparent leurs demandes de financement au titre du cycle de subvention 7 (GC7) du Fonds mondial peuvent faire appel à des consultants pour diriger ou rédiger divers éléments de la demande de financement et le mécanisme d'appui technique de l'ONUSIDA, par l'intermédiaire du Bureau d'assistance virtuel (VSD), peut fournir un accompagnement et un appui technique, et dont une revue des livrables par les pairs.

Bureau d'assistance virtuel

Le Bureau d'assistance virtuel a trois principales fonctions:

Revue virtuelle des plans stratégiques nationaux (PSN), des projets de demandes de subvention au Fonds mondial et d'autres documents de référence.

Appui virtuel aux missions techniques de l'équipe de soutien technique de l'ONUSIDA dans les pays, dont l'accompagnement et le mentorat des consultants locaux, et la fourniture d'une assistance technique internationale.

Apprentissage stratégique et renforcement des compétences.

Dans le cadre du point 1 ci-dessus, le bureau d'assistance virtuel peut coordonner la revue des projets de PSN par les pairs, d'autres "éléments constitutifs" du programme VIH (indices de stigmatisation, évaluations du genre, revues du programme VIH, etc.) et des demandes de financement du Fonds mondial pour le cycle de subventions 7 (GC7). Cette action s'appuie sur l'expertise technique des partenaires du programme commun, tels que le Fonds des Nations unies pour la population, l'Organisation mondiale de la santé, etc.

Le bureau d'assistance virtuel peut soutenir aussi bien les phases de préparation et de lancement des demandes de financement que celle de la mise en oeuvre; il peut également fournir une expertise thématique (c'est-à-dire par exemple la prévention du VIH, les droits humains et l'égalité des genres, etc.

Pour la revue des livrables, il peut exploiter et consolider le retour d'information de plusieurs pairs examinateurs, parmi lesquels des experts techniques du programme commun des Nations unies.

Deuxièmement, le bureau d'assistance virtuel fournit une aide virtuelle aux missions techniques de l'équipe d'appui technique de l'ONUSIDA dans les pays, en identifiant les meilleurs consultants thématiques et en encadrant les consultants locaux. Cet appui se fait de différentes manières: courriels et réunions de démarrage des missions pour lancer les éléments administratifs et techniques de l'assistance technique; mentorat, soutien et résolution des problèmes si nécessaire au cours d'une mission; et revue par les pairs de certains ou de tous les produits sur demande à n'importe quel stade du processus de demande.

Le troisième élément du travail du bureau d'assistance virtuel, l'apprentissage stratégique et le renforcement des compétences, comprend l'identification des leçons apprises et des meilleures pratiques à reproduire et à partager; la mise en place d'une communauté de pratique en vue de fournir un centre de ressources rassemblant en un seul endroit le matériel et la documentation utiles; et l'organisation de webinaires et de sessions cliniques sur des sujets spécifiques, tels que la priorisation, la prestation de services différenciés (DSD), les réponses et le suivi pilotés par les communautés, les tableaux budgétaires et d'estimation des coûts du Fonds mondial, etc.

Toutefois, l'aspect le plus important de son travail en 2023 est probablement l'opportunité offerte aux pays de soumettre plusieurs fois leurs projets de demandes de financement et les annexes qui les accompagnent à l'examen d'un large éventail d'experts techniques et thématiques.

Principales leçons tirées des revues par les pairs de la Fenêtre 1

Le bureau d'assistance virtuel a examiné 15 projets de demandes de financement, et parmi ces projets, tous à l'exception d'un pays ont finalement soumis leur demande au titre de la Fenêtre 1 et un autre a été reporté à la Fenêtre 2. Certains pays ont soumis plus d'un projet de demande à examiner, ce qui a permis au bureau d'assistance virtuel d'évaluer si ses observations antérieures avaient été prises en compte et dans quelle mesure elles l'avaient été, et quelles étaient les améliorations apportées au projet entre les différentes moutures.

Observations générales et signaux d'alerte

Les demandes de revue par les pairs de dernière minute impliquent une mauvaise préparation des pays et un démarrage tardif du processus de demande de financement.

Lors du TRP simulé (Nairobi, mars 2023), six projets de DF ont été examinés. Dix projets de DF provenant de 15 pays potentiels ont été reçus en l'espace de trois jours ouvrables et dans un délai de moins de deux semaines à une semaine avant la date de soumission. Le bureau d'assistance virtuel a effectué neuf revues par les pairs (sur les dix, l'une est arrivée un jour ouvrable avant la date de soumission, avec une demande de revue!) dans les cinq jours ouvrables précédant la soumission du projet final au Fonds mondial. Cette démarche n'est pas viable pour la Fenêtre 2, qui compte un plus grand nombre de pays.

Pour les fenêtres 2 et 3, le bureau d'assistance virtuel devrait inciter les pays à respecter des délais plus raisonnables au-delà desquels il ne peut plus promettre d'effectuer des revues par les pairs.

Faute de temps, certains pays ont soumis des demandes incomplètes au FM, avec des annexes manquantes et même des signatures de membres de l'ICN manquantes pour la validation.

Non-respect des instructions/du canevas du FM

De nombreux pays n'ont pas rempli leur formulaire narratif conformément aux instructions, ce qui s'est traduit par un mauvais alignement et un langage confus, des incohérences et un texte décousu. Le respect des instructions est la clé d'une DF adéquate et succincte.

Défaut de soumission de tous les documents/annexes associés

Tous les pays à l'exception de deux n'ont pas envoyé leur cadre de performance, leur tableau des écarts, leur paysage financier, leur budget, leur demande d'allocation prioritaire (PAAR) et/ou l'annexe sur le SSRP: il est par conséquent pratiquement impossible de faire des commentaires sur la cohérence entre les composantes de la DF.

Projets de demande mal rédigés et mal organisés

Se conformer aux orientations concernant le volet narratifPour ce qui est de la mise en forme: un projet mal présenté, désordonné, avec des erreurs de marge, des fautes d'orthographe, une mauvaise structure, etc. n'inspire pas confiance au contenu technique!

Faible justification et cohérence

Il est très important de fournir une bonne justification et d'être cohérent dans la priorisation des interventions pertinentes conformément aux PSN et aux documents d'orientation, éléments clés que recherche le Fonds mondial.

Absence de présentation de preuves justifiant les performances actuelles: par exemple, pourquoi les objectifs n'ont pas été atteints ou ont été dépassés pour justifier une intensification, une réduction ou une revue des interventions.

Interventions mal alignées sur le budget

TRP simulé

Utilisation de jargon et de phrases dénuées de sens

Certaines DF étaient très "verbeuses". Il est relativement plus facile de produire un texte mal rédigé et de régurgiter le verbiage des documents d'orientation du FM que de rendre le texte concis et ciblé. Tel que l'a déclaré un examinateur: "j'avais juste envie de modifier les deux DF documents que j'ai lus. Je pense que j'aurais pu les réduire de moitié sans rien perdre de leur substance. Je pense". Moins c'est plus

Par endroits, de nombreux projets de demande contenaient de nombreuses listes de "mots clés" copiés du langage et des expressions du Fonds mondial (reflétant ce que les pays pensaient que le Fonds mondial aimerait entendre), mais sans véritable réflexion/analyse pour étayer ces mots.

Répétitions dans les sections sur le SSRP, alors que le SSRP est transversal

La majorité des pays ont éprouvé des difficultés avec cette annexe clé.

De nombreuses DF ont continué à traiter le SSRP comme une composante individuelle, maladie par maladie, ce qui a donné lieu à une approche cloisonnée avec de nombreuses répétitions entre les composantes maladies, alors qu'une seule intervention SSRP pour toutes les composantes aurait été appropriée, par exemple la gestion des achats et des stocks (GAS), les ressources humaines pour la santé (RHS) telles que les agents de santé communautaires (ASC).

Les ASC s'occupent de nombreuses questions de santé publique et ne sont pas liés à une maladie en particulier. Les pays doivent utiliser le tableau des lacunes programmatiques concernant les ASC pour présenter la situation.

UNE seule annexe consolidée sur le SSRP pour les trois maladies doit être présentée. L'Instance de coordination nationale est responsible de la priorisation finale des besoins.

Toutefois, il convient de noter que lors de l'atelier de Bangkok, le Fonds mondial a admis qu'il y avait une certaine incohérence dans les instructions sur le SSRP, ce qui explique peut-être cette confusion.

Parmi les cinq modalités/approches de financement, c'est l'approche "adaptée au PSN" qui a posé le plus de problèmes.

Trois pays ont soumis à la revue par les pairs des projets de DF alignées sur les PSN, mais sans les accompagner desdits PSN.

Le délai et le niveau d'avancement du travail de révision du PSN (ou de l'addendum) ont eu une incidence sur la qualité de la soumission de la DF.

Les pays sont censés utiliser leur PSN pour orienter les demandes de financement dans le cadre du cycle de subventions 7. Mais à l'exception d'un pays disposant d'un tout nouveau PSN, les PSN révisés des trois autres pays examinés sont tous d'une durée inférieure à celle des subventions proposées.

Les conséquences de cette absence d'alignement sur le PSN pour les subventions n'ont pas été clairement établies dans les DF, mais en tout état de cause, ils sont mal alignés (en termes de contenu et de délais), en particulier pour deux des quatre pays examinés.

Conclusion: pour trois DF sur quatre, ce modèle de demande n'était pas pertinent pour les pays concernés. Cela s'explique par le fait que (i) les PSN étaient en cours de révision ou élaborés presque en même temps ; et (ii) les moutures des PSN utilisées pour élaborer les DF étaient incomplètes - bien que le Fonds mondial affirme que cet état de fait est acceptable, il s'agit d'une évaluation subjective de ce qu'est l'exhaustivité. Cela signifie que les spécificités de plusieurs parties des DF n'étaient pas présentées correctement (ou étaient inexistantes).

Conclusion

La situation présentée ci-dessus ne constitue qu'une illustration de quelques-unes des principales leçons tirées des projets de DF de la Fenêtre 1. Un document plus détaillé a été préparé sur ces expériences et l'on espère que les pays de la Fenêtre 2 et 3 pourront mettre à profit certaines desdites expériences. La majorité des pays ignoraient l'existence de l'exemple de demande de financement pour la lutte contre le VIH et la tuberculose présenté par le TRP, à savoir, celle du pays fictif appelé Jasmania; qui présente un modèle de demande de financement complète pour la lutte contre le VIH et la tuberculose contenant à peine 50 pages (exception faite des 20 annexes, bien évidemment).

Il reste à voir si les leçons apprises seront prises en compte par les pays restants..., mais nous vous fournirons une mise à jour après la clôture de la Fenêtre 2 à la fin du mois de mai!