Mise en place depuis 2017, la plateforme de gestion électronique des courriers(GEC) a été officiellement présentée aux médias ce vendredi 02 juin 2023 par le ministère guinéen des Mines et de la Géologie au cours d'un point de Presse du département.

Dans son exposé, Bachir Camara, secrétaire général du ministère des Mines a dit que cette plateforme permettra d'augmenter la capacité d'accueil des personnes.

Pour avoir accès à cette plateforme, il suffit juste de cliquer le lien ci-dessous:gec.mines.gov.gn/en/ajout-de-courrier-public

Poursuivant, le secrétaire général a longuement expliqué le motif de la création de cet outil si important qui facilite le travail du secrétariat central du département.

« À notre arrivée, on a fait un diagnostic de la plateforme. On a trouvé qu'il y a des améliorations nécessaires afin de rendre notre travail plus efficace au sein du ministère des Mines et de la géologie mais aussi donner la possibilité à nos partenaires qui viennent nous rencontrer tous les jours de communiquer avec nous sans se déplacer. Il est important de retenir que cette plateforme permet de faire beaucoup de choses. Mais pourquoi on a dit qu'il faut cette plateforme? Pourquoi la conception du transport de documents entre nous et nos partenaires depuis chez eux?

Cette année, dans la lettre de mission du premier ministre, nous serons évalués sur notre capacité à réceptionner bien les clients. Ceux qui viennent chez nous, doivent nous évaluer pour savoir s'ils sont bien reçus chez nous. C'est à dire notre façon de les accueillir au sein du ministère des Mines. L'une des façons pour augmenter notre accueil envers ces gens, c'est de mettre en place des dispositifs leur permettant d'être en contact avec nous virtuellement. Moins les personnes viendraient au sein du ministère, moins, on aura un problème de dialogue, de communication« , a-t-il expliqué.

Aux dires de Bachir Camara, c'est un outil qui permettra d'augmenter la capacité d'accueil des personnes.

« Avec cet outil, peu de personnes diront que leurs courriers sont perdus ou ne sont pas arrivés à destination. On va essayer d'éliminer ce problème qui existait. A partir du moment où leur dossier est dans le système et que nous l'avons touché, ils recevront automatiquement un e-mail confirmant que nous avons reçu le courrier. Les traces vont rester dans le système. Ce n'est plus de traces de papiers mais de traces électroniques. Ca permet de dématérialiser et on va utiliser moins de papiers entre nous et nos partenaires. Au-delà de tout ça, aujourd'hui, avec cette plateforme, on est capable de nous assurer directement que les documents qui arrivent au ministère des Mines sont électroniquement archivés« , a-t-il indiqué.

Pour lui, il n'y aura plus de problème de dire où sont les documents de 2022, 2021,2023,...

« Cette plateforme nous permet vraiment d'archiver toute cette documentation. Donc, c'est une amélioration continue de ce qu'on a trouvé. Ca permet également de faciliter le travail du secrétariat central en terme de gestion, de rencontres. On a en moyenne environ 50 courriers qui arrivent par jour. Tout ceci peut nous aider de loin et nous permettre d'avancer. Que les partenaires et l'ensemble des populations sachent que désormais, il y a cet outil qui va servir d'interface entre nous« , ajoute-t-il.

De son côté, Fanta Condé, chef service du secrétariat central du ministère des Mines et de la Géologie a fait savoir que cette plateforme a permis d'améliorer la circulation des courriers.

« Notre département est l'un des premiers à instaurer cet outil. Depuis l'installation de cette plateforme, le travail est vraiment facile au secrétariat central. Avant les gens se plaignaient de la perte de leurs courriers ou le retard dans le traitement des documents. Aujourd'hui, ce problème est résolu parce qu'en 5 minutes, le courrier est traité. La GEC est un outil fiable, rapide. Avec ça, il y a une traçabilité des courriers. Ceci aboutit à l'archivage des courriers. Nous attribuons un numéro à chaque courrier qui vient. Pour le retrouver, il suffit juste d'introduire le numéro. C'est vraiment quelque chose de salutaire« , s'est-elle réjoui.