«Quand Fuji devient «Fiji»...

Le manque de professionnalisme dans la préparation des documents pour les appels d'offres a été vivement critiqué dans le rapport du Central Procurement Board (CPB). Dans la même semaine, une décision de l'Independent Review Panel (IRP) concernant l'achat de films de radiographie secs médicaux utilisés pour les X-Rays par le ministère de la Santé est tombée. Si le contrat octroyé par le ministère a été maintenu, le manque de professionnalisme y est ainsi clairement décrié.

L'affaire a été portée devant l'IRP depuis janvier de cette année, et les conclusions ont été rendues le 23 août. La raison pour laquelle le panel a pris tout ce temps c'est que la donne a changé. L'appel d'offres a été lancé le 31 janvier, et la date limite des soumissions était le 15 février. Selon l'appel d'offres, le soumissionnaire devait fournir 135 000 films pour radiographie secs médicaux. Trois tailles différentes étaient requises et l'appel précisait qu'il devait s'agir de Medical Dry Imaging Film DI-HL. C'est là que l'affaire devient compliquée.

Les DI-HL sont un type de film produit par Fuji, dont elle est la seule représentante à Maurice. Cela fait plusieurs années que le ministère utilise ces films et les hôpitaux sont équipés d'imprimantes compatibles. Mais une note, dans le document d'appel d'offres, précisait que les soumissionnaires pouvaient proposer n'importe quelle marque de films, mais qu'ils devaient également proposer des imprimantes qui vont avec. Face à la situation, la compagnie Purpleblue Medical Ltd, seule représentante des films DI-HL à Maurice, écrit alors au ministère pour exprimer sa désapprobation. Face à l'absence de réponse, la compagnie décide de saisir l'IRP pour empêcher l'exercice d'évaluation des soumissionnaires. Malgré les objections du ministère, l'IRP accorde cette suspension.

Certificate of Urgency

Pour contourner ce problème, le ministère de la Santé émet un certificat d'urgence pour l'achat de ces films, ce qui a pour effet de casser la décision de l'IRP. L'évaluation va de l'avant, et le contrat est alloué à IBL. Mais même si le cas est caduc, l'IRP décide quand même d'écouter l'affaire, et ce, malgré le fait que ses pouvoirs sont très limités face à la nouvelle situation.

Dans son jugement, le panel fait déjà ressortir que les officiers du ministère ont mentionné «Fiji» au lieu de l'appellation correcte «Fuji»... De plus, tous les soumissionnaires, sauf PurpleBlue Medical Ltd, se sont pliés à la note supplémentaire et ont proposé des films compatibles, et pas les DI-HL mentionnés dans l'appel. Le panel fait ressortir que le représentant du ministère de la Santé a dit que DI-HL n'est pas une marque, mais un type de film et ajoute que souvent, les marques comme Ray-Ban ou encore, Tempo, deviennent le nom de référence de l'objet auxquels ils sont attachés.

"We would not expect professional purchasers to have fallen into such a confusion, and this is what the Ministry's technical team seems to have done (...)" a jugé l'IRP, ajoutant que la note supplémentaire dans le document d'appel est le "saving grace for the Ministry, although not by much". Tout ceci pointe vers le "professional recklessness" du ministère de la Santé, dit le document.

Par ailleurs, l'IRP fait ressortir qu'IBL prévoit de livrer cinq imprimantes compatibles avec ses films au ministère, et Purpleblue Medical Ltd a dit, devant le panel, que ce ne sera pas suffisant. Actuellement, les hôpitaux tournent avec plus d'une dizaine d'imprimantes. Si ce nombre ne suffit pas, ce sera une leçon pour le ministère, ont tenu à préciser les membres du panel. En guise de conclusion, le panel recommande plus de rigueur et de compétence aux corps publics lors de la préparation des appels d'offres, et que la langue anglaise comporte plusieurs éléments qui peuvent aider.

Par ailleurs, dans son rapport, le CPB fait valoir que la transparence est une étape clé dans le processus. «Dans la plupart des cas, nous avons observé un manque de professionnalisme dans la préparation des documents d'appel d'offres. Certains organismes publics sont même obstinés à imposer des exigences strictes en tant que critères de qualification». Résultat ? De nombreux projets publics sont abandonnés. Parce que les offres économiquement plus avantageuses sont écartées en raison de conditions trop strictes.

«De nombreux projets publics sont abandonnés. Parce que les offres économiquement plus avantageuses sont écartées en raison de conditions trop strictes.»

La question des estimations de coûts est un autre défi majeur. «Les estimations de coûts deviennent un obstacle à la réalisation des projets. La Directive n°25 émise par le Procurement Policy Office insiste sur le fait que les organismes publics doivent préparer des estimations de coûts en suivant une consultation précoce du marché, afin d'assurer des estimations de coûts réalistes. Il a été constaté que dans un certain nombre de cas, des projets ont dû être annulés car les offres les plus basses reçues étaient supérieures de plus de 25 % aux estimations de coûts (...)

Il est donc impératif pour les organismes publics de préparer des estimations de coûts réalistes. Il convient de noter qu'une grande quantité de temps et de ressources sont consacrées à des projets qui, en fin de compte, ne se concrétisent pas en raison d'estimations de coûts irréalistes.»