Contexte

Le plan d'action pour la gouvernance 2.0 (GAP 2.0), élaboré à la suite de l'évaluation des performances en matière de gouvernance (GPA) 2020-21, a été approuvé par le comité d'éthique et de gouvernance (CEG) en juillet 2021. Le GAP 2.0 comporte deux volets prioritaires:

Revoir la durée du mandat de la présidence et de la vice-présidence du conseil d'administration (direction du CA).

Revoir les chartes actuelles des trois comités permanents du CA- le Comité d'audit et des finances (AFC), le Comité d'éthique et de gouvernance (CEG) et le Comité stratégique (CS) - y compris: (a) envisager des ajustements à leurs missions respectives; et (b) proroger la durée du mandat.

Le présent article est inspiré du document de travail de la réunion du Conseil d'administration et des recommandations du CEG et du CS au CA, ainsi que des discussions et commentaires des parties prenantes. Il comprend deux parties: (i) la durée du mandat des dirigeants du CA et (ii) le renforcement du rôle des comités, conformément aux deux points de décision (PD) présentés pour approbation.

Révision de la durée du mandat des dirigeants du CA du Fonds mondial

Les dirigeants du conseil d'administration sont nommés par le Conseil d'administration et leur mandat est de deux ans non renouvelable. Le maintien d'un modèle de mandat de deux ans entraînerait des changements à la tête du conseil d'administration avant la 8ème reconstitution des ressources et pendant l'élaboration de la prochaine stratégie du Fonds mondial. De ce fait, un tel changement aurait constitué un risque important pour l'efficacité du leadership et de la gouvernance.

Le mandat des dirigeants actuels du CA a été exceptionnellement prorogé par le CA en août 2020 jusqu'en mai 2022, puis en octobre 2021 jusqu'à la date d'ajournement de la première réunion du CA en 2023. Ces prorogations exceptionnelles ont été adoptées en vue d'assurer la continuité des activités et d'atténuer les risques dans le contexte de la COVID-19, ainsi que de garantir la continuité des fonctions de direction pendant le processus d'élaboration de la stratégie 2020-2021 et la 7e campagne de reconstitution des ressources en 2022.

Conformément à ces prorogations, le mandat des dirigeants actuels du conseil d'administration prendra fin en mai 2023. Le processus de sélection des prochains dirigeants du conseil d'administration constituera une priorité de gouvernance au cours du second semestre de 2022 et du premier trimestre de 2023.

Le CEG a envisagé diverses options de mandat, notamment le maintien du statu quo, des mandats renouvelables, des mandats à échéances décalées et des mandats plus longs de quatre ou cinq ans. La justification de la prorogation du mandat des dirigeants du CA, complétée par un amendement au point de décision présenté le 12 mai, est la suivante:

Recommandations relatives aux bonnes pratiques: la continuité des fonctions de direction du CA est une bonne pratique en matière de gouvernance et ce changement permettrait de renforcer la culture de la gouvernance en soi.

L'alignement et la continuité connaitraient une amélioration en ce qui concerne les cycles et les décisions clés sur le plan institutionnel (septième reconstitution des ressources et élaboration de la stratégie).

Un mandat plus long permet de capitaliser l'expérience acquise et d'atténuer le poids des processus de transition. Cette position rejoint l'avis du comité chargé de la désignation des dirigeants du conseil d'administration de 2019, qui avait relevé que "le niveau d'effort requis pour mener à bien le processus de sélection et la transition des dirigeants du CA pourrait nécessiter une certaine flexibilité au niveau de la durée du mandat de deux ans des dirigeants du CA dont une prorogation devrait être envisagée."

La nécessité de veiller à ce que les mandats soient décalés par rapport à ceux des comités, afin que tous les membres ne soient pas nouveaux en même temps.

Les réactions des circonscriptions qui ont soutenu de manière générale la prorogation de la durée des mandats.

La révision par le CEG et la justification étaient basées sur les éléments suivants:

La recommandation du rapport final de l'évaluation du FM publié en 2021 qui, en faveur des mandats de trois ans, a mis en exergue les considérations suivantes: (a) efficacité du leadership; (b) alignement sur les organisations homologues; (c) capacité à attirer des candidats; et (d) efficacité du processus.

Le retour d'expérience des anciens présidents et vice-présidents du Conseil d'administration, qui étaient unanimes sur le fait qu'un mandat plus long serait bénéfique.

L'analyse comparative qui a révélé que le Fonds mondial était la seule organisation parmi les institutions similaires à avoir un mandat de deux ans non renouvelable à la tête du CA.

Les recommandations du Comité chargé de la désignation des dirigeants du Conseil d'administration de 2019.

Le retour d'information des circonscriptions, notamment, les consultations de 2021.

En outre, le mandat de trois ans des dirigeants du CA permettrait de renforcer la redevabilité par le biais des révisions du cadre d'évaluation des performances de la gouvernance qui prévoient une approche renforcée de l'évaluation des performances individuelles avec un feedback à mi-parcours du mandat.

Un mandat de trois ans pour les dirigeants du CA a donc été recommandé afin: (a) de permettre la continuité de la gouvernance et du leadership; (b) d'optimiser les mandats des dirigeants pour assurer la continuité et capitaliser l'expertise et l'expérience; (c) d'améliorer l'alignement par rapport aux cycles stratégiques clés (reconstitution des ressources et stratégie); et (d) de réduire le fardeau lié aux processus.

Prochaines étapes de la sélection et de la désignation des dirigeants du conseil d'administration

Le Secrétariat a présenté le processus du travail du Comité chargé de la désignation des dirigeants du CA de la manière suivante:

Approbation par le conseil d'administration de la durée du mandat des dirigeants

Lors de sa réunion du 12 mai 2022, le CA a adopté la recommandation stipulant qu'à partir de mai 2023, la durée du mandat de la présidence et de la vice-présidence du CA sera de trois ans.

Renforcement du rôle des comités

Révision des chartes actuelles des trois comités permanents.

"Le renforcement du rôle des comités" est un objectif clé du GAP qui demande au CEG et au conseil d'administration:

de procéder à une révision des chartes des trois comités permanents du CA dans le but: (i) d'éviter les doublons, d'assurer une répartition efficace des tâches et de faciliter l'orientation stratégique; et (ii) de clarifier les rôles et les responsabilités; et

d'envisager une recommandation visant à proroger le mandat des comités.

La révision avait pour but d'aider au renforcement de la gouvernance du Fonds mondial, notamment en apportant des contributions transversales pour faire avancer les autres priorités du GAP 2.0 - en particulier, une culture de confiance, de collaboration et de responsabilité - et l'objectif de relever le niveau des discussions du CA.

Les recommandations sur la révision des chartes des comités ont été présentées au CA en deux sections: (1) les recommandations sur les chartes des comités et (2) les recommandations sur la durée du mandat des comités.

Révision des chartes des comités du CA et de la durée de leur mandat

Les propositions de révision présentées au conseil d'administration sont appuyées sur les éléments suivants:

Deux sources clés: (i) les recommandations formulées par le GPA sur la surveillance des risques, l'élaboration de stratégies et la durée des fonctions; et (ii) les conclusions du groupe de travail sur la culture concernant la définition claire des rôles et des responsabilités.

La revue documentaire (i) des rôles et des responsabilités des comités définis dans les principales politiques, les codes et les cadres du Fonds mondial, ainsi que les points de décision des comités et du CA; (ii) des bonnes pratiques, notamment: les domaines transversaux de suivi stratégique par les comités; l'identification des nouveaux domaines de suivi stratégique; l'analyse de la durée des mandats; et l'analyse comparative avec les organisations partenaires.

Les retours d'information des circonscriptions: (i) au cours de l'atelier du GPA (avril 2021); (ii) les enquêtes sur le niveau d'effort des responsables de la gouvernance (décembre 2021); (iii) les recommandations du GPA (janvier 2022); et (iv) les déclarations des circonscriptions reçues avant les discussions du CEG.

La révision a pour objectif de maintenir un niveau de précision approprié tout en équilibrant clarté et simplicité, et d'éviter les mises à jour fréquentes des chartes par le CA. Les principaux changements sont les suivants :

Faire du Comité d'audit et des finances le principal comité chargé d'assurer le suivi stratégique du profil de risque holistique du Fonds mondial et d'en rendre compte au CA, en continuant de confier la gestion des risques spécifiques au CS et au CEG en fonction de leurs mandats respectifs.

Avoir des rôles plus ciblés et distincts en ce qui concerne les rapports de performance stratégique et les indicateurs clés de performance (ICP) approuvés par le CA, en confiant au comité d'audit et des finances le soin de fournir des conseils et de faire des recommandations au Conseil d'administration sur les ICP de performance relatifs à la gestion financière.

Aligner le mandat du CEG sur l'évolution de la fonction de gouvernance - sur la base des domaines de suivi stratégique émergents (par exemple, le temps et les efforts considérables consacrés aux initiatives visant à renforcer la gouvernance) et du rôle actuel du CEG - et tel qu'il est défini dans les politiques et directives existantes (par exemple, le rôle actuel du CEG en ce qui concerne l'évaluation des performances des collaborateurs directs du CA est axé sur l'élaboration et l'approbation des directives).

Réviser légèrement les fonctions d'éthique et d'intégrité conformément à la politique actuelle, à la terminologie et au rôle du CEG sur les questions complexes et sensibles liées à l'éthique.

À la suite de délibérations approfondies et à la prise en compte des commentaires des circonscriptions, le CEG a proposé un mandat de trois ans pour le Comité afin d'assurer une meilleure continuité, de capitaliser l'expertise et de réduire les contraintes liées aux processus et à la transition.

Approbation par le conseil d'administration des modifications apportées aux fonctions des comités permanents

Lors de sa réunion du 11 mai 2022, le conseil d'administration a discuté: (a) des révisions proposées en ce qui concerne les rôles des comités permanents du conseil d'administration; et (b) de la prorogation du mandat des membres des comités à trois ans. Les modifications apportées aux chartes des comités permanents pour refléter les changements approuvés sont entrées en vigueur après l'approbation du PD amendé (voir ci-dessous) et à l'issue de la 47e réunion du CA.

Commentaire

Au départ, les changements approuvés ont bénéficié d'un large soutien, sans aucune dissension. Cela dit, certaines parties prenantes ont exprimé leur déception par rapport au fait que le mandat du CEG n'a pas été amendé de manière à intégrer les instances de coordination nationale (ICN), en arguant que, dans le cycle de la prochaine stratégie, l'une des principales responsablilités du Fonds mondial consistera à faire évoluer et à étendre le rôle des ICN. Le document cadre du Fonds mondial décrit l'ICN comme le point central de la redevabilité et de la gouvernance des programmes au niveau des pays. Les parties prenantes ont déclaré que le CEG doit être intégralement impliqué dans ce processus, et les mécanismes appropriés mis en place et institutionnalisés, compte tenu de l'importance vitale de son rôle.

La question de la fourniture d'un soutien adéquat aux ICN pour leur permettre de remplir leur rôle de manière efficace et efficiente a également suscité de l'intérêt lors des discussions concernant les investissements catalytiques pour la période d'allocation 2023-2025 au cours de laquelle l'appui financier à l'IS dédié à l'évolution des ICN a été considérablement réduit.

Certains étaient préoccupés par les "directives explicatives" élaborées pour "aider à la compréhension des chartes des comités et de leurs rôles de surveillance, et notamment sur les sujets transversaux". Ils se sont inquiétés du fait que les directives ont été élaborées sans la participation du CEG. Étant donné que ces directives sont essentielles pour comprendre l'impact des changements proposés sur la charte, ils ont demandé que le Secrétariat partage ces documents avec le CEG et le CA avant de soumettre les chartes au CA pour approbation. D'autres ont demandé une évaluation à la fin du mandat de trois ans pour voir ce que le mandat prorogé a permis de réaliser et s'il a permis de relever les défis et de résoudre les problèmes soulevés. Pour d'autres, trois ans en tant que membres de comité est un mandat trop long pour permettre des changements au sein des circonscriptions membres et une certaine flexibilité est nécessaire.

Points de décision

Les deux points de décision avec leurs amendements mineurs ci-dessous ont été approuvés à l'unanimité.

Point de décision GF/B47/DP07: Équipe dirigeante du Conseil d'administration

Le CA approuve les amendements aux (i) termes de référence de la présidence et de la vice-présidence du CA du Fonds mondial, (ii) aux statuts du Fonds mondial et (iii) aux procédures opérationnelles du CA et des comités du Fonds mondial présentés respectivement dans les annexes 1, 2 et 3 du document GF/B47/05.

Implications budgétaires (inclues dans le budget OPEX).

Point de décision GF/B47/DP08: Renforcement du travail des comités permanents

Sur la base de la recommandation du Comité d'éthique et de gouvernance telle que présentée dans le document GF/B47/06-Révision 1, le CA:

Prend acte des amendements à la Charte du Comité stratégique déjà approuvés par le biais du document GF/B46/DP06 et qui entreront en vigueur le 31 décembre 2022; et

Amende les chartes des comités permanents du Conseil d'administration (les "chartes"), telles qu'elles figurent respectivement aux annexes 5, 6 et 7 du document GF/B47/06-Révision 1, qui prendront chacune effet à la clôture de la quarante-septième réunion du Conseil d'administration.

Le document du conseil d'administration GF/B47/05, Termes de référence de la révision du mandat des dirigeants du CA, devrait être disponible très prochainement à l'adresse https://www.theglobalfund.org/en/board/meetings/47

Document du conseil d'administration GF/B47/06, Plan d'action de la gouvernance: Renforcement du rôle des comités, devrait être disponible très prochainement à l'adresse https://www.theglobalfund.org/en/board/meetings/47.